柳谷智宣がAdobe Acrobatを使い倒してみた 第165回

PDFからキーワードをサクッと検索　「簡易検索」と「高度な検索」を使いこなそう

　本連載は、Adobe Acrobatを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第165回は、2種類あるPDF内の検索機能「簡易検索」と「高度な検索」について紹介する。

「簡易検索」で検索するとAcrobat AI アシスタントへ入力する提案キーワードも表示される

　ページ数の多いPDFから目当ての情報を探す際は検索機能を使う。Adobe Acrobat/Adobe Readerには、「簡易検索」と「高度な検索」の2通りの検索機能が用意されているので、それぞれの使い方を解説しよう。今回は、新しいIT技術を解説する原稿のPDFファイルから求める情報を検索してみよう。24ページにわたり、日本語2万2000文字以上で書かれている原稿だ。

　Acrobatの虫眼鏡アイコンをクリックすると入力フォームが開くので、テキストを入力する。文書内の文字列の他、ツールも検索できる。また、ショートカットのCtrl＋Fキーを押しても検索ツールを開くことが可能。

虫眼鏡アイコンをクリックするか、Ctrl＋Fキーを押して検索ツールを開く

　検索フォームに探したいキーワードを入力すれば、Acrobat AI アシスタント（以下、AI アシスタント）を持っている人は完全一致する箇所の数や入力する提案キーワードが表示される。「AI TRiSM」の「rism」など一部の文字を入力する場合は、リアルタイムには検索しないものの、Enterキーを押せば検索できる。

　AI機能のプロンプト候補をクリックすると、右側に「AI アシスタント」のチャット欄が開き、回答が表示される。

文字を入力すると、検索結果が表示される

プロンプト候補を選択すると、「AI アシスタント」が回答してくれる

ヒット数が多いときには「高度な検索」で絞り込むのがオススメ

　キーワードによっては、目当ての場所を見つけにくいこともある。例えば、「RAG」という言葉を探したいときに、文書によっては「Snapdragon」や「GraphRAG」といった単語も拾ってきてしまう。もしヒット数が多くなってしまうようなら、「高度な検索」を利用しよう。

　「簡易検索」フォームの右側にある「…」をクリックし、「高度な検索」をクリックしよう。検索ウィンドウがAcrobatの左側に現れる。開いている文書を検索するなら、「現在の文書」を選択したまま、キーワードを入力。「完全に一致する語のみ」にチェックして検索してみよう。「Snapdragon」や「GraphRAG」といった単語はヒットしなくなる。

「簡易検索」だと14件がヒット

「高度な検索」を開く

「完全に一致する語のみ」にチェックすると「Snapdragon」や「GraphRAG」などが除外された

　さらに、大文字と小文字を区別するにチェックすると、単語を厳密に検索してくれる。「TRiSM」は「trism」でも「TRISM」でもヒットしなくなるのだ。また、しおりや注釈も検索対象に含めることができる。本文も一緒に検索してしまうので、注釈のみから検索したいなら、注釈の画面を開き、その上部の検索フォームにキーワードを入力すればいい。

　また、「検索する場所を指定してください」の設定を「以下の場所にあるすべてのPDF文書」にチェックし、PDFが入っているフォルダーを指定し、複数ファイルから串刺しで検索することもできる。

　研究者、法律関係者、企業のドキュメント管理担当者など、大量の文書を扱う職種にとってはとても便利な機能だ。通常、PDFファイルは個別に開いて検索しなければならず、複数の文書にまたがる情報を探す際には手間がかかる。フォルダを指定するだけで、過去の文献や契約書、仕様書、議事録など、大量のPDFから必要な情報を素早く見つけられるのはありがたい。

高度な検索ではフォルダを指定し、複数ファイルから串刺し検索できる